Zarządzanie dokumentami

Każda duża firma boryka się z wieloma problemami organizacyjnymi. Usprawnienie przepływu informacji i dokumentów w firmie jest kluczem do tego, aby uzyskiwać optymalne wyniki finansowe i sprawnie zarządzać ludźmi. Aby te procesy przebiegały sprawnie warto zainteresować się nowoczesnymi systemami komputerowymi, które zdecydowanie ułatwiają pracę.

Dokumenty, a efektywność firmy

Wbrew pozorom, polskie firmy wytwarzają każdego roku coraz więcej papierowych dokumentów. W dobie komputerów i Internetu brzmi to absurdalnie. Tymczasem, według ekspertów wzrost obiegu papierowej dokumentacji, to nawet 30% rocznie. Duża część z tych dokumentów powstaje na potrzeby spełnienia oczekiwań ustawodawcy. Niestety taki stan rzeczy, radykalnie obniża efektywność działalności firmy, a przez to również jej konkurencyjność na rynku.

Poradzenie sobie z tym zalewem papierów jest możliwe przez wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania, który usprawni przebieg dokumentów oraz informacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy. W tym kontekście najważniejsza jest odpowiednia archiwizacja, która sprawi, że każdy pracownik, który będzie potrzebował danego dokumentu, będzie mógł go swobodnie odnaleźć.

Optymalnym rozwiązaniem jest tu forma cyfrowa, gdyż wtedy wystarczy wpisać odpowiednią nazwę dokumentu do wyszukiwarki. Niestety, jeśli większość dokumentów jest w formie papierowej, należy przyłożyć się do rzetelnego segregowania dokumentów, tak aby każdy z nich był łatwy do odnalezienia, w odpowiednim segregatorze lub teczce. Niemniej, tam gdzie jest taka możliwość, warto przerzucić się na wersję elektroniczną. Wiąże się to z koniecznością przeprowadzania audytu, przynajmniej raz na jakiś czas, który umożliwi sprawdzenie, czy nie da się zoptymalizować niektórych procesów.

Według szacunków, niektóre dokumenty są zbędnie powielane nawet kilkanaście razy. Potem tworzą się na półkach sterty niepotrzebnych segregatorów. Zaadaptowanie tego procesu do pracy przy komputerze sprawi, że firma będzie mogła sprawniej pracować, ale również zadba o środowisko, nie produkując ton zbędnej makulatury.